Informacja o Procedurze zgłaszania naruszeń (Whistleblowing)
W VeloBank S.A. obowiązuje „Procedura whistleblowing – procedura zgłoszeń wewnętrznych w VeloBank S.A.” (Procedura). Określa ona, jakie naruszenia można zgłaszać, w jaki sposób to zrobić oraz jakie prawa i obowiązki mają osoby uczestniczące w procesie.
Procedura została wdrożona zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
Kim jest Sygnalista?
Jesteś sygnalistą, jeśli zgłaszasz naruszenie mając uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywana informacja jest prawdziwa oraz została uzyskana w związku z pracą lub współpracą z Bankiem.
Dotyczy to m.in. osób:
- zatrudnionych obecnie lub w przeszłości (niezależnie od formy zatrudnienia),
- współpracujących z Bankiem (np. kontrahentów, podwykonawców, dostawców, partnerów),
- odbywających staż, praktyki lub wolontariat,
- pełniących funkcje w organach Banku,
- ubiegających się o zatrudnienie lub współpracę.
Czym jest i czego może dotyczyć naruszenie?
Możesz zgłosić naruszenia prawa, w szczególności dotyczące:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- ochrony środowiska,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Jak możesz dokonać zgłoszenia?
Naruszenia zgłaszasz imiennie i możesz w tym celu :
- napisać do Prezesa Zarządu list na adres VeloBank S.A., 00-843 Warszawa, Rondo Ignacego Daszyńskiego 2C. Na kopercie umieść dopisek „Zgłoszenie Whistleblowing, do rąk własnych Prezesa Zarządu”, albo
- napisać na dedykowany adres mejlowy: sygnalisci@velobank.pl, lub
- przy pomocy powyższych narzędzi poprosić o bezpośrednie spotkanie, wówczas zorganizujemy je w terminie 7 dni od dnia otrzymania Twojego zgłoszenia.
Zgłoszenie ustne jest dokumentowane przez Bank za Twoją zgodą odpowiednio w formie nagrania rozmowy telefonicznej lub protokołu spotkania odtwarzającego ich dokładny przebieg, sporządzonego przez pracownika przyjmującego zgłoszenie. W takim przypadku, możesz dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy ze spotkania przez ich podpisanie
- zgłoszenia dotyczące: członków zarządu, dyrektora compliance, dyrektora audytu, dokonujesz bezpośrednio do Rady Nadzorczej listownie na adres VeloBank S.A., 00-843 Warszawa, Rondo Ignacego Daszyńskiego 2C. Na kopercie umieść dopisek „Zgłoszenie Whistleblowing, do rąk własnych Komitetu Audytu Rady Nadzorczej”
Uwaga: Ten kanał nie służy do obsługi reklamacji ani pytań dotyczących produktów lub usług Banku.
Czy możesz zgłosić sprawę na zewnątrz?
Tak. Masz prawo również do dokonania zgłoszenia zewnętrznego, w tym również bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, a w stosownych przypadkach również instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej. Rzecznik Praw Obywatelskich rozpatruje wyłącznie zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 3 ust. 1 pkt 17 Ustawy, w odniesieniu do których żaden inny organ publiczny nie jest właściwy; pozostałe przyjęte Zgłoszenia przekazuje do rozpatrzenia przez właściwe organy publiczne. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.
Co napisać w zgłoszeniu?
Ważne jest, abyś dokonując zgłoszenia podał jak najwięcej szczegółów i przesłał jak najwięcej dowodów. Im więcej informacji otrzyma od Ciebie tym wnikliwiej będziemy mogli zbadać zgłaszane naruszenia. Dlatego postaraj się opisać naruszenie wskazując między innymi:
- swoje dane osobowe
- nazwę jednostki organizacyjnej Banku, której zgłoszenie dotyczy;
- konkretny lub przybliżony termin wystąpienia naruszenia lub okres, w którym naruszenie trwało;
- opis nieprawidłowości i okoliczności w jakich do nich doszło;
- wskazanie danych osób mogących pomóc w wyjaśnieniu okoliczności zgłoszenia;
- dane osób podejrzewanych o dopuszczenie się nieprawidłowości;
- swój adres do kontaktu, o ile chcesz by wyznaczony pracownik informował Ciebie o przebiegu postępowania. Adresem do kontaktu może być Twój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej;
- inne przydatne informacje.
Jakie masz gwarancje w związku z dokonanym zgłoszeniem?
Bank umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający zgłaszającemu ochronę przed działaniami odwetowymi. W Banku obowiązuje zakaz podejmowania wobec zgłaszającego, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych ze zgłaszającym, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań.
W jaki sposób i od którego momentu będziesz podlegać ochronie?
Będziesz chroniony przed działaniami odwetowymi od momentu dokonania przez Ciebie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w ustawie.
Co się stanie z dokonanym przeze Ciebie zgłoszeniem?
Dokonane przez Ciebie zgłoszenie zostanie rozpatrzone w sposób obiektywny, rzetelny i uczciwy. Twoje zgłoszenie zostanie objęte poufnością i zapewnimy Ci ochronę przed działaniami odwetowymi.
Otrzymasz potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia. Otrzymasz także informację o wyniku postępowania weryfikacyjnego w terminie 3 miesięcy od daty wpływu zgłoszenia.
Osoby, które przetwarzają dane osobowe i podejmują działania następcze mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa będącego przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające (działania następcze), również posiadają odpowiednie pisemne upoważnienie Banku.
W przypadku pozytywnej weryfikacji Twojego zgłoszenia protokół końcowy może zawierać także rekomendacje, zmierzające m.in. do wyeliminowania naruszenia i zapobiegają ich wystąpieniu w przyszłości. Takimi działaniami objętymi rekomendacjami mogą być w szczególności:
1. niezbędne działania/środki naprawcze, których rodzaj i charakter są adekwatne do skali naruszenia, aby przywrócić zgodność (np. zmiana procedur czy procesów),
2. działania kontrolne i prewencyjne, aby zapobiec podobnym przypadkom naruszeń na przyszłość (np. przeprowadzenie kontroli/audytu, dodatkowe szkolenia),
3. środki dyscyplinujące, adekwatne do rodzaju, wagi i charakteru naruszenia (np. środki przewidziane w Kodeksie Pracy),
4. w uzasadnionych przypadkach złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwego organu ścigania
Czy możesz zgłosić zastrzeżenia?
Jeśli nie zgadzasz się z wynikiem sprawy, możesz przekazać swoje zastrzeżenia w terminie 14 dni od otrzymania informacji zwrotnej, na adres: sygnalisci@velobank.pl
Rozpatrzymy je i przekażemy odpowiedź w ciągu 21 dni
Jak chronimy Twoje dane?
Twoje dane:
- są przetwarzane wyłącznie przez upoważnione osoby,
- są chronione i traktowane jako poufne,
- są przetwarzane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków prawnych,
- są usuwane lub zanonimizowane, gdy nie są już potrzebne
.jpg)
.jpg)
.png)
